Document Management System

Lange war ich auf der Suche nach hilfreichen Tools um mir meine tägliche Arbeit mit Dokumenten zu vereinfachen und mich dem "papierlosen Büro" ein wenig näher zu bringen.
Getestet habe ich unter anderem agorum, alfresco und natürlich paperwork.
Ich bin zugegebenermaßen kein Freund von Weboberflächen, weshalb die meisten DMS für mich nicht in Frage kamen. Dann sollte das ganze natürlich auch noch unter Linux lauffähig sein, was die Auswahl erheblich eingegrenzt hat.
Ich war schon dabei mir mittels systemd Ordnerüberwachung, ocrmypdf und catfish ein eigenes DMS zu erstellen, bis ich letztlich auf EcoDMS gestoßen bin.
Für mich standen in erster Linie folgende Features im Fordergrund:

  • OCR Texterkennung
  • Einfache Suche, insbesondere Volltext
  • Linux tauglich
  • automatische Interaktion mit einem Scanner

Vorteile

Workflow

Was mir an EcoDMS besonders gefällt, ist die Workflow basierende Arbeit. Das bedeutet es gibt einen konkreten Ablauf wie mit Dokumenten umgegangen wird. Beispielsweise sieht der Workflow "Posteingangsbearbeitung" wie folgt aus:

  • scanne Dokumente
  • öffne sie in EcoICE
  • klassifiziere und archiviere sie
OCR und automatisches Klassifizieren

Weiterhin ist natürlich die automatische OCR Erkennung sowie das automatische Klassifizieren von Dokumenten, welches erstaunlich gut funktioniert, ein großer Vorteil gegenüber einer selbstgebastelten Lösung.

Client Server Architektur

Das System arbeitet mit einer Client-Server Architektur, welche es ohne weiteres ermöglicht, das mehrere Nutzer auf die gleichen Daten zugreifen können.

Preis

Den Preis der Software würde ich klar als Vorteil bezeichnen, da man für 49€ ein äußerst gutes Preis/Leistungsverhältins bekommt.

Nachteile

Unfreiheit

Natürlich gibt es auch einen Haken an der Sache: die Software ist nicht Open-Source.
Weiterhin wird Linux zwar sowohl für die Clients, als auch serverseitig unterstützt, jedoch werden nur Ubuntu/Debian .deb Pakete angeboten. Was passiert also mit meinen Daten, falls die Firma insolvent geht? Woher weiß ich das meine Daten wirklich bei mir bleiben, wenn ich (oder versiertere Leute) nicht im Quelltext nachschauen können was da genau passiert?

Fehlende NAS Unterstützung

Da alle meine Dokumente auf meinem NAS gespeichert werden, wäre es ideal gewesen, wenn das DMS dieses als Speicher für die Dokumente nutzen könnte. Die Nutzung einer externen Datenbank ist jedoch laut EcoDMS Dokumentation nicht unterstützt.
Mit der neu hinzugekommenen Möglichkeit ecoDMS in einem Dockercontainer zu betreiben kann dieser Nachteil behoben werden, setzt jedoch vorraus, dass man ein entsprechendes Gerät besitzt, was bei mir (noch) nicht der Fall ist.

Backup/Export

Ebenfalls nachteilig empfinde ich wie das Backup derzeit realisiert ist. Die exportierten pdf Dateien werden beim exportieren nach den Dokumenten-IDs benannt und auch die Ordnerstruktur wird nicht 1-1 abgebildet. Eine Lösung stellt die Funktion "Offline Client" dar, bei der aus dem aktuellen Datenbestand ein ausführbares Programm erzeugt wird, welches auch ohne Server benutzt werden kann. Dennoch kann dann nicht mit einem normalen Dateimanager auf die Daten zugegriffen und diese ggf. modifiziert werden. Zumindest eine Umbenennung anhand eines auswählbaren Klassifizierungsattributes oder anhand des Datums wären hier schön.

Fazit

Letztendlich waren für mich jedoch die Nachteile zu verkraften und zumindest bei der mangelnden Distributionsunterstützung konnte ich mir selbst Abhilfe schaffen, wie der nächsten Artikel zu EcoDMS zeigen wird.